Introduzione
Oggi il lavoro va oltre i confini di un luogo fisico.
La collaborazione a distanza è parte integrante della quotidianità, sia tra team dislocati che nella comunicazione con partner e fornitori.
Le riunioni non si svolgono più solo attorno a un tavolo: passano attraverso piattaforme digitali che devono garantire qualità, stabilità e semplicità d’uso.
La sfida
Garantire videochiamate fluide e professionali non significa solo attivare una piattaforma, ma progettare un sistema integrato che funzioni davvero in ogni contesto.
Per questo abbiamo testato e implementato internamente soluzioni di videoconferenza integrate, maturando un’esperienza concreta che ci permette di comprendere le esigenze delle aziende, indipendentemente dalle dimensioni, e progettare ambienti tecnologici su misura.
Per noi, innovazione significa offrire strumenti che semplificano il lavoro e valorizzano la collaborazione tra team.
Sistema di prenotazione integrato
L’implementazione di un sistema basato su dispositivi Yealink, totalmente integrati con Outlook e Microsoft Teams, ci ha consentito una gestione centralizzata delle sale riunioni, ottimizzando il sistema di prenotazione delle stesse.
Grazie a questa tecnologia, le sale possono essere prenotate in modo intuitivo e coordinato direttamente dalla propria casella di posta elettronica, semplicemente aggiungendo l’account dedicato alla sala (es. sala1@guttadauro.it) tra i partecipanti all’invito della riunione.
Outlook restituisce immediatamente visibilità della disponibilità o meno della sala, garantendo il rispetto degli appuntamenti degli altri collaboratori e una gestione fluida delle disponibilità.
Ogni sala è dotata di un piccolo monitor posizionato esternamente che mostra in tempo reale l’elenco degli appuntamenti prenotati: un indicatore LED segnala lo stato della sala, verde se “libera” e rosso se “occupata”.
Una funzione aggiuntiva particolarmente utile è la possibilità di effettuare il check-in al momento dell’utilizzo; di default il sistema, in caso di mancato check-in, libera automaticamente la sala rendendola immediatamente disponibile per nuove prenotazioni (il tempo di check-in può essere personalizzato in base a esigenze specifiche).
Lavagne interattive: più di semplici monitor
Per le nostre sale riunioni, abbiamo optato per le lavagne interattive Samsung WAC, dispositivi che superano ampiamente le funzionalità o erte da un monitor tradizionale. A di erenza di soluzioni più verticali come la Samsung Flip, che opera esclusivamente come lavagna digitale, le WAC combinano in un unico strumento sia la possibilità di scrivere in modo interattivo sia l’integrazione con applicazioni, software e piattaforme di videoconferenza.
Durante il processo di selezione, abbiamo testato approfonditamente entrambe le varianti disponibili: quella con PC integrato e quella che richiede un PC esterno. Alla fine, abbiamo adottato in via definitiva la versione con PC integrato, che si è rivelata la più adatta alle nostre esigenze. Questa configurazione o ffre una combinazione ottimale di versatilità ed efficienza, semplificando l’utilizzo e riducendo significativamente il disordine dovuto alla cavetteria visibile.
Grazie alla sua flessibilità, ci permette di passare rapidamente dalla modalità di scrittura collaborativa alla gestione delle videoconferenze, assicurando un’esperienza fluida e senza interruzioni.
Barra audio-video: flessibilità senza vincoli
Uno degli aspetti fondamentali per una videoconferenza di qualità è il sistema audio-video. Molte barre audio-video presenti sul mercato includono software nativi che supportano solo piattaforme specifiche, come Microsoft Teams o Zoom, limitando la flessibilità degli utenti nell’utilizzo di altre piattaforme.
Per superare questo impedimento, abbiamo optato per soluzioni più versatili: delle barre audio-video Yealink o Poly pure, collegate a un PC completo di sistema operativo Windows.
Questa scelta ci consente di utilizzare non solo le piattaforme più tradizionali come Teams, Zoom, Meet, ma anche qualsiasi altra applicazione necessaria, garantendo la massima libertà operativa. Il PC funge inoltre da strumento multifunzione, permettendo l’accesso a tutte le applicazioni classiche indispensabili per una gestione efficace delle riunioni.
Abbiamo inoltre introdotto microfoni esterni posizionati strategicamente per garantire una copertura ottimale dell’ambiente, soprattutto nelle sale più ampie. L’audio, infatti, è un elemento cruciale: se la qualità video può essere tollerabile anche con piccoli compromessi, un audio poco chiaro può compromettere l’efficacia di tutta la riunione.
I vantaggi
Non ci limitiamo a utilizzare queste tecnologie internamente.
Il nostro obiettivo è condividere ciò che
abbiamo implementato: accompagniamo le aziende nella progettazione e nell’integrazione di sistemi di videoconferenza capaci di rispondere a specifiche esigenze.
Le nostre soluzioni di videochiamata garantiscono:
- competitività aziendale, per adottare tecnologie
all’avanguardia innovative. - miglioramento delle riunioni, per una comunicazione visiva e verbale chiara e di alta qualità;
- risparmio di tempo e costi, per consentire ai partecipanti di collegarsi da qualsiasi luogo, riducendo le trasferte;
- accessibilità globale, per coinvolgere colleghi da tutto il mondo, favorendo la collaborazione fra team e partner internazionali;
- flessibilità, per organizzare riunioni in qualsiasi momento, senza i vincoli delle riunioni in presenza;
- sicurezza e privacy, per garantire una sicurezza avanzata e proteggere le informazioni condivise;
- registrazione e archiviazione, per tenere traccia delle riunioni, condividerle e archiviarle;
- riduzione dell’impatto ambientale, per ridurre le emissioni di CO2 per un ambiente più sostenibile;
- adattabilità e supporto, per assicurarti assistenza tecnica, aggiornamenti e manutenzione.
Sfide e ottimizzazioni
Ogni decisione è stata guidata dalla nostra esperienza diretta e dal feedback quotidiano dei nostri collaboratori che, utilizzando giornalmente questi strumenti, hanno fornito preziose indicazioni sui punti di forza e sui margini di miglioramento, permettendoci di perfezionare le soluzioni implementate per rispondere con precisione alle esigenze operative di ciascun team.
Questo approccio ci ha consentito di affinare ogni dettaglio, garantendo il massimo valore aggiunto per le nostre sale riunioni.
Tra le migliorie adottate, l’insonorizzazione delle sale ha rappresentato un intervento fondamentale: l’applicazione di pannelli fonoassorbenti, dimensionati in base alla grandezza degli spazi, ha significativamente ridotto il riverbero, migliorando sensibilmente la qualità acustica e la chiarezza delle comunicazioni.
Le partnership
Grazie alla collaborazione con partner tecnologici di eccellenza comeYealink, Samsung e Microsoft, le nostre sale riunioni sono un esempio concreto di come la tecnologia possa favorire il lavoro di squadra, o ffrendo ambienti avanzati che apportano benefici tangibili per tutta l’operatività aziendale.